忘年会の幹事を任されたものの、案内メールをどう書けばいいのか手が止まっていませんか。
普段のメールとは違って、日時・会場・会費など決まった項目を漏れなく伝えなければいけないので、意外と迷うポイントが多いものです。
そこでこんな疑問はありませんか。
案内メールに何を書けばいいの？ 社内向けと上司・取引先向けで書き方は変わる？ そのまま使える例文が欲しい
この記事では、忘年会の案内メールに入れるべき項目と、社内向け・上司や取引先向けの例文・テンプレートについてご紹介します。
この記事でわかること
- 案内メールに必ず入れるべき5つの項目
- 社内向け（部署内）の案内メール例文
- 上司・取引先向けのフォーマルな案内メール例文
これらについてさらに詳しくご紹介していきますね。
なお、幹事の仕事全体の流れが気になる方は、先に「忘年会の幹事を新卒で初めて任されたら｜準備の流れとチェックリストを解説」もあわせてご覧ください。
忘年会の案内メールに入れるべき必須項目
案内メールで一番大切なのは、読んだ人が迷わず出欠を判断できることです。
そのために欠かせない項目は、次の5つです。
案内メールの必須5項目
- 件名（ひと目で忘年会の案内だとわかるもの）
- 日時（開始時刻・終了予定時刻）
- 場所（店名・住所・最寄駅からのアクセス）
- 会費（金額・支払い方法）
- 出欠確認の期限と返信方法
この5つが揃っていれば、基本的な案内メールとして問題ありません。
逆にどれか1つでも欠けると、「結局いくらかかるの？」「場所どこ？」と個別に質問が飛んできて、幹事の負担が増えてしまいます。
送るタイミングは、開催日の2〜3週間前が目安です。
あまり早すぎても忘れられてしまい、直前すぎると予定が埋まっている人が増えてしまいます。
社内向け（部署内）の案内メール例文
まずは、同じ部署のメンバーに送る、比較的カジュアルな案内メールの例文です。
件名：【12月○日】忘年会のご案内
○○部の皆さま
お疲れ様です。今年も忘年会の季節がやってまいりました。
今年一年の労をねぎらう会として、下記の通り開催いたします。
お忙しい時期とは思いますが、ぜひご参加ください。
日時：12月○日（金）19:00〜21:00
場所：〇〇〇〇（居酒屋）
最寄駅：○○駅 徒歩3分
会費：4,000円（当日受付にて集金いたします）
お手数ですが、12月○日（月）までに本メールへの返信にて
出欠をお知らせいただけますと幸いです。
幹事：○○部 ○○
新卒の場合、上司や先輩が読むメールでもあるため、くだけすぎず、かといって堅苦しすぎないバランスを意識すると安心です。
上記の例文をベースに、自分の部署の雰囲気に合わせて言葉づかいを調整してみてください。
上司・取引先向けのフォーマルな案内メール例文
役員クラスの上司や、社外の取引先に送る場合は、より丁寧な言い回しが必要になります。
件名：忘年会開催のご案内（○○部）
○○様
平素より大変お世話になっております。○○部の○○です。
本年も残すところわずかとなりましたが、
日頃の感謝を込めまして、下記の通り忘年会を開催いたします。
ご多用の中恐れ入りますが、ご都合がよろしければ
ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
日時：12月○日（金）19:00〜21:00
場所：〇〇〇〇
会費：〇〇〇〇円
大変恐縮ですが、12月○日（月）までに
本メールへのご返信にてご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
社外向けの案内では、「日頃の感謝」「ご多用の中恐れ入りますが」といったクッション言葉を入れることで、丁寧な印象になります。
新卒がこうしたメールを送る場合は、送信前に一度先輩や上司にチェックしてもらうと、より安心です。
案内メールを送るときの注意点・マナー
最後に、案内メールを送る際につまずきやすいポイントを整理しておきます。
まず、一斉送信の宛先ミスには注意が必要です。
社内用の案内をうっかり取引先にも送ってしまうと、フォーマルさに欠ける印象を与えてしまいます。
送信前に宛先を必ず見直しましょう。
次に、返信期限を必ず明記することです。
期限がないと返信がだらだらと遅れ、人数確定が遅れる原因になります。
目安として、開催日の1週間〜10日前を期限にすると、会場側への最終人数連絡にも余裕を持って対応できます。
最後に、アレルギーや苦手な食材の確認を案内メールに含めておくと、当日のトラブルを防げます。
「アレルギーのある方は本メールへの返信時にお知らせください」の一文を添えるだけで十分です。
忘年会の案内メールまとめ
この記事では、忘年会の案内メールに入れるべき項目と、社内向け・上司や取引先向けの例文・テンプレートについてご紹介しました。
- 案内メールには「件名・日時・場所・会費・出欠期限」の5項目を必ず入れる
- 社内向けはやわらかめ、上司・取引先向けは丁寧な言い回しを意識する
- 返信期限の明記とアレルギー確認を忘れずに
例文をベースに、自分の職場の雰囲気に合わせて言葉を調整すれば、初めてでも失敗しにくい案内メールが作れます。
幹事の仕事全体の流れが気になる方は、あわせて「忘年会の幹事を新卒で初めて任されたら｜準備の流れとチェックリストを解説」もチェックしてみてください。
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【ディスクリプション案（120文字程度）】 忘年会の案内メールに入れるべき必須項目と、社内向け・上司や取引先向けの例文・テンプレートを紹介。新卒で初めて幹事を任された方でも、そのまま使える文面をまとめました。
【内部リンク設置箇所】
- 導入文末尾：「忘年会の幹事を新卒で初めて任されたら」へリンク
- まとめ末尾：同記事へ再度リンク →「忘年会の幹事を新卒で初めて任されたら」側の「準備チェックリスト」見出しからも、本記事（案内メール）へ相互リンクを設置するのがおすすめです。
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