「忘年会の幹事、お願いね」
上司からそう言われて、頭が真っ白になっていませんか。
社会人になって初めての忘年会、しかも幹事なんて何から手をつけていいか分からない・・・
そこでこんな疑問はありませんか。
忘年会の幹事って、そもそも何をすればいいの？ 準備はいつから始めればいい？ 当日、失敗しないためのポイントは？
この記事では、新卒・新入社員が初めて忘年会の幹事を任されたときの準備の流れと、当日までのチェックリストについてご紹介します。
この記事でわかること
- 忘年会幹事がやるべきことの全体像（日程調整〜会場予約〜当日進行）
- 準備をいつから始めればいいかの目安スケジュール
- 新卒が失敗しやすいポイントと、その対策
これらについてさらに詳しくご紹介していきますね。
忘年会の幹事を新卒で任されたら、まず何をすればいい？
いきなり幹事を任されると不安になりますが、やるべきことは大きく3つに分けられると覚えておくと、気持ちがかなり楽になります。
1つ目は日程・会場を決める準備、2つ目は参加者への案内・出欠確認、3つ目は当日の進行です。
この3つを順番にこなしていけば、初めてでも大きく崩れることはありません。
新卒の場合、いきなり全部を一人でやろうとする必要はありません。
多くの職場では、先輩や上司がフォローしてくれる前提で新人に任せています。
分からないことがあれば早めに先輩へ相談するのも、実は幹事の大事な仕事のひとつです。
まずは「準備」「案内」「進行」の3ステップがあると頭に入れた上で、次の章で具体的なチェックリストを見ていきましょう。
忘年会幹事の準備チェックリスト
準備は、開催予定日の1〜1.5ヶ月前から動き始めるのが目安です。
年末は飲食店の予約が埋まりやすいため、早めの行動が失敗を防ぐ一番のポイントになります。
準備チェックリスト
- 開催日程を候補で2〜3つ決める（上司・幹部の予定を優先して確認）
- 参加人数の目安を出す（部署の人数から欠席見込みを引いて概算）
- 予算を決める（会費・会社補助の有無を確認）
- 会場を2〜3件比較して予約する（個室の有無、駅からのアクセスも確認）
- 案内メールを作成し、出欠確認の期限を設定する
- ビンゴやゲームなど余興を用意するか決める
- 当日の司会・乾杯の挨拶を誰に頼むか決めておく
会場選びで迷ったときは、大人数の個室に対応しているか、アレルギー対応や飲み放題の有無を軸に比較すると選びやすくなります。
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案内メールは、日時・場所・会費・出欠期限の4点が抜けていないかを必ず確認しましょう。
この4点さえ揃っていれば、参加者を混乱させることはありません。
当日の幹事の動き方・進行の流れ
当日の幹事の仕事は、会が始まる30分前の会場入りから始まります。
当日の基本的な流れ
- 開始30分前に会場入りし、席順や座席数を確認
- 参加者を出迎え、会費を集金
- 開始の挨拶・乾杯の音頭を進行
- 途中でビンゴや余興があれば司会進行
- 締めの挨拶・お店への支払い対応
- 二次会がある場合は移動の案内
集金は、受付でまとめて集める方式にしておくと、会の途中でバタバタしにくくなります。おつりが出ないよう、あらかじめ会費を割り切れる金額に設定しておくのもおすすめです。
進行に不安がある場合は、簡単な台本(挨拶のタイミングと一言メモ)を事前に作っておくと、当日焦らずに済みますよ。
新卒が失敗しやすいポイントと対策
初めての幹事でつまずきやすいポイントは、実はある程度パターンが決まっています。
多いのが、会場予約のタイミングの遅れです。
年末シーズンは人気店からどんどん埋まっていくため、「候補日を決めてから予約しよう」とのんびりしていると、希望の会場が取れなくなってしまいます。
次に多いのが、出欠確認の期限を決めていなかったことによるバタバタです。
期限がないと返信がだらだらと遅れ、人数確定・会場予約に支障が出てしまいます。
案内を送る段階で、必ず返信期限を明記しておきましょう。
そして、一人で抱え込みすぎてしまうことも失敗の原因になりやすいポイントです。
分からないことは先輩や同期を頼って構いません。
むしろ周りを巻き込みながら進める幹事の方が、当日もスムーズに運びやすくなります。
忘年会幹事の準備まとめ
この記事では、新卒・新入社員が初めて忘年会の幹事を任されたときの準備の流れと、当日までのチェックリストについてご紹介しました。
- 幹事の仕事は「準備」「案内」「進行」の3ステップで考えるとシンプル
- 準備は開催日の1〜1.5ヶ月前から、会場予約は特に早めが安心
- 失敗しやすいのは、予約の遅れ・出欠期限の未設定・一人で抱え込みすぎること
初めての幹事は不安に感じるかもしれませんが、早め早めの準備と、周りを頼ることを意識するだけで、当日は驚くほどスムーズに進みます。
今年の忘年会が、あなたにとって良い経験になりますように＾＾♪
